Yönetim Sistemlerinin belgelendirilmesi, müşterilere, rakiplere, tedarikçilere, personele ve yatırımcılara, bir kuruluşun uluslararası standartlarca hazırlanmış süreçlere ve bu süreçlere uygun, izlenebilir, ölçülebilir uygulamalara sahip olduğunu kanıtlar.
Yönetim Sistemlerinin belgelendirilmesi, müşterilere, rakiplere, tedarikçilere, personele ve yatırımcılara, bir kuruluşun uluslararası standartlarca hazırlanmış süreçlere ve bu süreçlere uygun, izlenebilir, ölçülebilir uygulamalara sahip olduğunu kanıtlar.
Uluslararası Standardizasyon Örgütü’nün (ISO) yaptığı tanıma göre, standardizasyon, “belirli bir faaliyetten ekonomik fayda sağlamak üzere, bütün ilgili tarafların katkı ve işbirliği ile belirli kurallar koyma ve kuralları uygulama işlemidir.”
Standardizasyon işlemi ile öncelikli olarak can ve mal güvenliği hedeflenirken aynı zamanda kalitenin alt sınırı tespit edilmek suretiyle belirlenen düzeyin altında mal ve hizmet üretimine müsaade edilmemektedir. Standart, genel olarak standart, standardizasyon çalışmaları sonucunda yetkili kurum ve/veya kuruluşlar tarafından hazırlanarak onaylanan, yerine getirilmesi gereken koşulları kapsayarak, uygulanması genellikle tarafların isteğine bırakılan teknik özellik veya belgelerdir. Diğer bir ifade ile standart kavramı; imalatta, anlayışta, ölçümde ve test işlemlerinde birlik ve beraberlik anlamına gelmektedir. Diğer bir tanıma göre ise standart, tanınmış bir kuruluş tarafından yaygın olarak ve tekrar kullanılmak üzere kabul edilen, ürün veya ilgili işlem ve üretim yöntemleri için kurallar, rehberler ya da özellikler temin eden ve uyulması zorunlu olmayan belgedir. Söz konusu belge, bir ürüne, işlem veya üretim yöntemine uygulanan terminoloji, semboller, ambalajlama, işaretleme veya etiketleme gereklerini de içerebilir veya yalnızca bunlarla ilgili olabilir.
Standartlara uygunluğun belirlenmesi amacıyla yapılan denetim ve gözetim faaliyetleri belgelendirmenin ana unsurlarını oluşturmaktadır.
Genel tanım olarak belgelendirme; Laboratuvar hizmetinin, muayenenin, ürün, sistem veya personelin belirli bir standart veya teknik düzenlemeye uygun olduğunun yazılı olarak üçüncü taraf (bağımsız) bir kurum veya kuruluş tarafından belirlenmesi faaliyetidir.
- Başvuru- belgelendirme başvurusuna istinaden müşteri taleplerinin alınması ve kontrolü
- Teklif ve Sözleşme Yapılması- denetim süresinin belirlenmesi ve fiyat teklifinin hazırlanması
- Ön tetkik- müşteri talebine uygun olarak denetim öncesi ön tetkik yapılarak müşterinin sistemindeki eksik noktaların tespit edilmesi
- Birinci Aşama Denetim- Sistem dokümantasyonun yerinde kontörlü, varsa eksik noktaların tespit edilmesi
- İkinci Aşama Denetim- Müşterinin uygulamakta olduğu sistemin başvurusu yapmış olduğu standart açısından uygunluğunun ve yeterliliğinin yerinde tespiti için belirlenen süre dahilinde kayıtların ve uygulamaların incelenmesi ve raporlanması
- Belgelendirme- Denetim ekibi tarafından raporların belgelendirme komitesine sunulması ve komite kararının alınması
- Sertifikanın yayınlanması- Müşterinin ilgili standartta geçmiş olduğu denetime uygun olarak sistem sertifikasının yayınlanması
- İtiraz ve Şikayetlerin Değerlendirilmesi- Müşterinin tüm sayılan süreçler için varsa şikayetlerinin veya itirazlarının alınması ve ilgili komitelerce değerlendirilmesi
- Gözetim ve Belge Yenileme Denetimleri- Belgelendirme periyodu olan 3 yıl içinde yıllık periyodik denetimlerin yerinde yapılması ve üç yıl sonunda yeniden sözleşme yapılarak belge yenileme denetimi ile süreçlerin devam ettirilmesi
- Maliyetlerin düşürülmesi, karlılığın artması
- Zaman tasarrufunun sağlanması
- Süreçlerin kişilerden bağımsız olması
- Verimlilik ve etkinlik sağlanması.
- İş güvenliği, çevre ve kalite risklerinin belirlenmesi ve yönetilmesi
- Personel sorumluluğunu, taahhüttü ve motivasyonu geliştirmesi
- Müşteri odaklılık prensibi ile müşteri memnuniyetinin arttırılması
- Kurum imajının gelişmesi
- Sürekli gelişme teşvik etmesi
- Marka bilinirliliğinin artması ve
- Uluslararası rekabet ortamında kurumun öne çıkmasının sağlanması
Bir yönetim sisteminin belgelendirilmesi, belgeli kuruluşun yönetim sisteminin;
- Daha önceden belirlenen şartlara uyduğunun,
- Belirlenen politika ve hedefleri sürekli bir şekilde gerçekleştirebilme kapasitesinin bulunduğunun,
- Etkin olarak uygulandığının,
- Bağımsız bir göstergesidir. Böylece yönetim sisteminin belgelendirilmiş olması kuruluşlara, onların müşterilerine ve diğer ilgili taraflara değer yaratmaktadır.
Belgelendirmenin temel amacı belgelendirilen yönetim sisteminin belirlenmiş şartlara uyduğu güvencesini ilgili tüm taraflara vermektir. Belgelendirmenin değeri ise, yetkin ve bağımsız bir üçüncü taraf tarafından yapılacak değerlendirme sonucunda kamuda oluşturulacak güven unsurudur.
- Başvuru- belgelendirme başvurusuna istinaden müşteri taleplerinin alınması ve kontrolü
- Teklif ve Sözleşme Yapılması- denetim süresinin belirlenmesi ve fiyat teklifinin hazırlanması
- Ön tetkik- müşteri talebine uygun olarak denetim öncesi ön tetkik yapılarak müşterinin sistemindeki eksik noktaların tespit edilmesi
- Birinci Aşama Denetim- Sistem dokümantasyonun yerinde kontörlü, varsa eksik noktaların tespit edilmesi
- İkinci Aşama Denetim- Müşterinin uygulamakta olduğu sistemin başvurusu yapmış olduğu standart açısından uygunluğunun ve yeterliliğinin yerinde tespiti için belirlenen süre dahilinde kayıtların ve uygulamaların incelenmesi ve raporlanması
- Belgelendirme- Denetim ekibi tarafından raporların belgelendirme komitesine sunulması ve komite kararının alınması
- Sertifikanın yayınlanması- Müşterinin ilgili standartta geçmiş olduğu denetime uygun olarak sistem sertifikasının yayınlanması
- İtiraz ve Şikayetlerin Değerlendirilmesi- Müşterinin tüm sayılan süreçler için varsa şikayetlerinin veya itirazlarının alınması ve ilgili komitelerce değerlendirilmesi
- Gözetim ve Belge Yenileme Denetimleri- Belgelendirme periyodu olan 3 yıl içinde yıllık periyodik denetimlerin yerinde yapılması ve üç yıl sonunda yeniden sözleşme yapılarak belge yenileme denetimi ile süreçlerin devam ettirilmesi
